Documentos e prontuários de SST organizados, em Goiânia
Fiscal na portaria, cliente pedindo dossiê, auditoria marcada para semana que vem. Quando os documentos de SST estão em ordem, nenhuma dessas situações vira correria.
O tamanho do acervo
PGR, PCMSO, LTCAT, ASOs, certificados de curso, fichas de equipamento de proteção, atas da comissão interna, prontuários. Cada documento nasce em um momento, tem um responsável e um ciclo de revisão. Somados, formam um arquivo que cresce todo ano e se desorganiza com facilidade, principalmente quando há troca de prestador ou de equipe interna.
Mapa dos principais documentos
| Documento | De onde vem a exigência |
|---|---|
| Inventário de riscos e plano de ação (PGR) | NR-1 |
| Eleição, atas e calendário da CIPA | NR-5 |
| Controle de fornecimento de EPI | NR-6 |
| Programa médico, relatório analítico e atestados | NR-7 |
| Avaliações de adicional de insalubridade e de periculosidade | NR-15 / NR-16 |
| Laudo para aposentadoria especial e perfil profissiográfico | Normas previdenciárias |
| Comprovantes de capacitação | NR específica de cada atividade |
Quem mais se beneficia
- Empresas que sofreram para reunir papéis numa fiscalização ou auditoria.
- Fornecedores que precisam mandar documentação a clientes ou disputar licitações e credenciamentos.
- Quem mudou de prestador e herdou pastas pela metade.
- Redes com filiais em que cada unidade arquiva de um jeito.
Método de trabalho
- Levantamento: listamos tudo o que existe, onde está e qual versão vale.
- Diagnóstico de lacunas: mostramos o que falta, o que venceu e o que se contradiz.
- Estruturação: classificamos e digitalizamos em uma árvore padronizada.
- Vigilância de prazos: cada revisão é registrada e avisamos antes das datas de atualização.
- Perfis de acesso: cada área consulta somente o que lhe cabe.
Coerência entre documentos
Arquivo completo não basta se os documentos não conversam. Se o PGR aponta um risco, o PCMSO precisa tratá-lo; se o LTCAT descreve uma exposição, o S-2240 deve dizer o mesmo; os certificados devem corresponder às funções que realmente pedem aquele treinamento. Essas divergências estão entre os achados mais comuns em auditorias, e por isso controlamos conteúdo e versão, não só a pasta.
Desatualizado também conta como problema. Um PGR que ignora uma mudança de processo pode gerar autuação tanto quanto um PGR inexistente.
Prontuários: um capítulo à parte
Os prontuários clínicos ficam sob responsabilidade do médico do PCMSO e seguem regras de guarda da NR-7 e de sigilo da ética médica. Ao RH chega o atestado com a conclusão de aptidão; os detalhes clínicos permanecem com a equipe médica.
Entregáveis
- Relatório do inventário com as lacunas identificadas.
- Acervo organizado e pesquisável.
- Agenda de atualizações com avisos antecipados.
- Pacote de documentos pronto para apresentar a fiscal, auditor ou cliente.
A NR-1 trata do gerenciamento de riscos e admite documentos em meio digital; a NR-7 regula PCMSO e prontuários; a LGPD rege os dados pessoais.
Por que a Medicina do Trabalho 4
- Quem organiza também elabora esses documentos e entende o conteúdo.
- Conexão direta com o PCMSO e o PGR, os laudos e os envios ao eSocial.
- Sigilo nas informações médicas.
- Atendimento em Goiânia e região. Conheça toda a gestão de SST.
Dúvidas sobre documentação de SST
Por quanto tempo os documentos de SST devem ser guardados?
Os prazos variam conforme o documento e a norma que o exige, e alguns são longos. Na organização do acervo, indicamos a regra aplicável a cada tipo de documento.
Vocês organizam documentos feitos por outra empresa?
Sim. Fazemos o inventário e a organização de todo o acervo, inclusive documentos elaborados por outros prestadores, e apontamos o que precisa ser revisado.
Assinatura eletrônica é aceita nos documentos de SST?
A NR-1 aceita documentos digitais, desde que a assinatura garanta autenticidade e integridade. Orientamos a forma adequada para cada caso.
Vamos colocar a saúde ocupacional da sua empresa em ordem?
Conte o que você precisa e receba um orçamento. Saiba mais sobre a clínica.